Termos de Uso e Política de Privacidade

OPERADORA: ClinicDS Pro, plataforma de gestão clínica, doravante denominada simplesmente "ClinicDS Pro" ou "Plataforma", responsável pelo desenvolvimento, operação e manutenção do sistema.

CONTROLADORA: A clínica, consultório, profissional de saúde ou pessoa jurídica que contrata os serviços da ClinicDS Pro e utiliza a plataforma para gerenciar seus pacientes, doravante denominada "Clínica" ou "Contratante".

Nos termos da LGPD (art. 5º, VI e VII), a Clínica é a Controladora dos dados pessoais de seus pacientes — ou seja, é quem decide a finalidade e os meios do tratamento. A ClinicDS Pro é a Operadora, realizando o tratamento exclusivamente em nome e conforme instruções da Controladora.

A ClinicDS Pro oferece uma plataforma SaaS (Software as a Service) de gestão clínica que inclui, entre outros recursos: prontuário eletrônico, gestão de agenda, controle de estoque, módulo financeiro, prescrição digital, gravação e transcrição de consultas com auxílio de inteligência artificial, e comunicação com pacientes.

O acesso à Plataforma é concedido mediante cadastro, aceite destes Termos e pagamento da assinatura correspondente ao plano contratado.

Em cumprimento ao art. 39 da LGPD, a ClinicDS Pro se compromete a:

• Tratar os dados pessoais dos pacientes somente conforme instruções documentadas da Clínica Contratante;
• Não utilizar os dados para finalidade diversa da execução dos serviços contratados;
• Adotar medidas técnicas e organizacionais adequadas à segurança dos dados (art. 46 da LGPD), incluindo criptografia AES-256-GCM para dados sensíveis, controle de acesso por perfil e logs de auditoria;
• Comunicar à Contratante qualquer incidente de segurança em até 72 (setenta e duas) horas do seu conhecimento, conforme Resolução ANPD nº 15/2024;
• Permitir auditorias de conformidade pela Contratante, mediante aviso prévio de 10 (dez) dias úteis;
• Após rescisão contratual, devolver ou destruir os dados a critério da Controladora no prazo de até 30 (trinta) dias, salvo obrigação legal de retenção.

Os dados tratados por meio da Plataforma incluem dados pessoais sensíveis (art. 5º, II da LGPD), notadamente dados de saúde dos pacientes. O tratamento desses dados é realizado com fundamento no art. 11, inciso II, alínea ‘f’ da LGPD, que autoriza o tratamento indispensável para a tutela da saúde em procedimentos realizados por profissional habilitado ou entidade sanitária.

A Clínica Contratante, na qualidade de Controladora, é responsável por garantir que apenas profissionais de saúde habilitados acessem dados sensíveis de pacientes no sistema.

O recurso de gravação e transcrição de consultas por IA é opcional e requer:

• Consentimento expresso do paciente antes de cada gravação, com timestamp registrado no sistema (art. 11, I da LGPD);
• Informação clara ao paciente de que o áudio não é armazenado — é processado em memória e descartado imediatamente após a transcrição;
• A transcrição é armazenada criptografada (AES-256-GCM) e acessível apenas pelo profissional responsável.

O processamento de transcrições utiliza a plataforma OpenAI Inc. (EUA), sob acordos de confidencialidade e conforme art. 33 da LGPD. A Clínica Contratante concorda com essa transferência internacional ao habilitar o recurso.

A ClinicDS Pro utiliza os seguintes suboperadores para prestação dos serviços:

• Supabase / PostgreSQL (EUA/Brasil): banco de dados e armazenamento de arquivos;
• Vercel Inc. (EUA): hospedagem e CDN da aplicação;
• OpenAI Inc. (EUA): transcrição e resumo de consultas (opcional);
• Z-API (Brasil): envio de mensagens e documentos via WhatsApp.

Todos os suboperadores operam sob acordos de proteção de dados compatíveis com a LGPD.

Dados de prontuário médico são retidos por, no mínimo, 20 (vinte) anos após o último atendimento, conforme obrigação estabelecida pela Resolução CFM nº 1.638/2002 e Conselho Federal de Medicina.

Em caso de rescisão contratual, a Contratante poderá solicitar exportação completa de dados em formato estruturado (CSV/JSON) em até 30 dias antes da rescisão. Após esse prazo, os dados sujeitos ao prazo CFM serão mantidos pelo período legalmente exigido antes da eliminação segura.

Medidas técnicas e administrativas implementadas:

• Criptografia em trânsito (TLS/HTTPS) e em repouso (AES-256-GCM para dados sensíveis);
• Controle de acesso por autenticação e perfis de permissão (ADMIN, MÉDICO, ENFERMAGEM, ADMINISTRATIVO);
• Logs de auditoria de operações críticas;
• Isolamento por clínica (dados de uma clínica nunca acessíveis por outra);
• Backups regulares com retenção e possibilidade de restauração.

Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares de dados, a ClinicDS Pro notificará a Clínica Contratante em até 72 (setenta e duas) horas do conhecimento do incidente, conforme Resolução ANPD nº 15/2024 (RCIS). Caberá à Contratante, na qualidade de Controladora, comunicar a ANPD e os titulares afetados quando exigido por lei.

A Clínica Contratante, como Controladora, é responsável por atender as solicitações dos titulares (pacientes) referentes aos direitos previstos no art. 18 da LGPD, incluindo: confirmação de tratamento, acesso aos dados, correção, anonimização, bloqueio, eliminação, portabilidade e revogação do consentimento.

A ClinicDS Pro se compromete a instrumentalizar tecnicamente o atendimento dessas solicitações, disponibilizando funcionalidades de exportação, edição e exclusão de dados dentro dos limites legais.

A ClinicDS Pro indica canal de comunicação para assuntos relacionados à proteção de dados: privacidade@clinicdspro.com.br.

Recomendamos que cada Clínica Contratante indique seu próprio Encarregado de Dados (ou canal equivalente para MPEs, conforme Resolução CD/ANPD nº 2/2022) para receber e tratar solicitações de seus pacientes.

A responsabilidade da ClinicDS Pro por danos diretos está limitada ao valor total pago pela Contratante nos últimos 12 (doze) meses. Esta limitação não se aplica a danos decorrentes de culpa grave, dolo ou violações de segurança por negligência da Operadora, nem afasta responsabilidade perante titulares de dados conforme a LGPD.

A ClinicDS Pro não se responsabiliza por: (i) uso indevido do sistema pela Contratante ou seus funcionários; (ii) dados inseridos incorretamente no sistema; (iii) decisões clínicas tomadas com base nas informações gerenciadas na plataforma.

O cadastro inicial cria uma conta inativa, sujeita à revisão pela equipe ClinicDS Pro antes da ativação. A ClinicDS Pro reserva-se o direito de recusar ou cancelar cadastros que não atendam aos requisitos de uso ou que violem estes Termos.

Estes Termos entram em vigor na data do aceite e permanecem válidos enquanto durar a relação contratual. Alterações relevantes serão comunicadas com antecedência mínima de 15 (quinze) dias. A continuidade no uso da Plataforma após esse prazo implica aceite das novas condições.

Em caso de rescisão por qualquer das partes, os dados permanecerão acessíveis por 30 dias para exportação, após o quê serão eliminados conforme política de retenção.

Este instrumento é regido pelas leis da República Federativa do Brasil. Fica eleito o foro da comarca de domicílio do Contratante para dirimir eventuais controvérsias, com renúncia expressa a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

Dúvidas sobre estes Termos: contato@clinicdspro.com.br